Nell'articolo di oggi, presenteremo modifiche legislative selezionate che hanno un impatto importante sulla conservazione della documentazione contabile da parte delle imprese.
In considerazione della crescente quota di registrazioni contabili elettroniche nella pratica contabile, il legislatore ha aggiunto e specificato, per motivi di chiarezza, le condizioni che un'entità è tenuta a rispettare nel trattamento delle registrazioni contabili elettroniche.
L'emendamento ha chiarito e semplificato, tra l'altro, le disposizioni relative alla forma documentale ed elettronica delle scritture contabili e ha ridefinito le possibili modalità di trasformazione della contabilità in caso di modifica della forma della registrazione contabile.
Trasformare i record contabili
La trasformazione di una registrazione contabile ai sensi delle disposizioni della presente modifica approvata significa una modifica sotto forma di una registrazione contabile durante l'elaborazione di una registrazione contabile in un'entità, mentre l'integrità del contenuto di una registrazione contabile deve essere preservata. La modifica della forma di una registrazione contabile è un passaggio da una forma cartacea di una registrazione contabile a una forma elettronica di una registrazione contabile o viceversa.
Dall'inserimento in forma elettronica, la scansione sarà possibile trasformare la registrazione contabile da modulo cartaceo in forma elettronica, oltre alla conversione garantita, oltre alla conversione garantita, che semplificherà notevolmente il processo.
Quando trasforma le scritture contabili da cartacee a elettroniche mediante scansione, ciascuna entità garantisce in particolare:
a) completezza della documentazione contabile nella sua forma originale e in una nuova forma;
b) il contenuto e la conformità visiva della documentazione contabile in una nuova forma con la sua forma originale;
c) leggibilità dell'intera area della documentazione contabile in una nuova forma;
d) l'integrità del contenuto della documentazione contabile.
Aggiungiamo all'ultimo obbligo dichiarato che l'integrità del contenuto di una registrazione contabile è garantita se non vi è alcun cambiamento nel contenuto dei fatti registrati inviando o rendendo disponibile la registrazione contabile o trasformando la registrazione contabile nell'entità.
Allo stesso tempo, gli imprenditori saranno autorizzati a sostituire la firma autografa con una firma elettronica che consente un'identificazione dimostrabile della persona che ha effettuato la registrazione della firma elettronica.
Tenuta delle scritture contabili documentali nel nuovo
Risulta inoltre dal testo della modifica della legge sulla contabilità che la conservazione delle scritture contabili documentali non sarà necessaria se sono state trasformate in scritture contabili elettroniche mediante scansione. Fatti salvi i requisiti di scansione proposti, se l'output della scansione (immagine) è memorizzato in un formato di file grafico raster (ad esempio un'immagine memorizzata in .pdf, .png, .jpg, .tiff formato secondo la motivazione), tale registrazione contabile elettronica è considerata dimostrabile e non è tenuta a presentare la registrazione contabile nella sua forma cartacea originale.
Anche la presentazione di una registrazione contabile nella sua forma cartacea originale non sarà richiesta se successive modifiche al .pdf formato elettronico (ad esempio OCR e Object Character Recognition) mantengono la forma raster.
La scansione trasformerà tutti i tipi di documenti contabili, che sono attualmente redatti per lo più in forma cartacea, come ricevute e uscite, ricevute.
Un'entità sarà anche in grado di trasformare le registrazioni contabili elettroniche in forma cartacea mediante conversione garantita, o se la registrazione contabile elettronica elettronica non contiene una firma elettronica qualificata o un sigillo elettronico qualificato, l'entità sarà in grado di stamparla su carta mantenendo l'integrità e la leggibilità del contenuto e può, in tale forma, conservarle e presentarle in caso di controllo.
Le registrazioni in forma cartacea che hanno subito il processo di trasformazione in forma elettronica possono successivamente essere conservate in forma elettronica. Tuttavia, ciò non impedisce all'entità di copiare la registrazione contabile per esigenze interne o per le esigenze degli organismi di controllo in forma cartacea.
Autenticità dell'origine, contenuto intatto e leggibilità della documentazione contabile trasformata
Le entità saranno inoltre obbligate a garantire l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della registrazione contabile trasformata.
Nell'ambito dell'emendamento, il legislatore specifica tali condizioni:
- l'autenticità dell'origine della documentazione contabile è garantita se l'entità che:
a) il contraente è in grado di dimostrare di aver effettivamente redatto la documentazione contabile;
b) il beneficiario è in grado di dimostrare che la documentazione contabile ricevuta proviene dal contraente;
- l'integrità del contenuto di una registrazione contabile è garantita se il contenuto dei fatti registrati non è stato riprogrammato mediante l'invio o la messa a disposizione della documentazione contabile o la trasformazione della documentazione contabile nell'entità;
- la leggibilità della documentazione contabile è garantita se il contenuto della documentazione contabile è leggibile dall'occhio umano. Un'entità è tenuta a mantenere intatto il suo contenuto quando garantisce la leggibilità di una registrazione contabile.
Se una modifica della legge sulla contabilità firmata dal Presidente della Repubblica slovacca viene approvata e successivamente pubblicata nella Gazzetta delle leggi, tali modifiche legislative dovrebbero entrare in vigore il 1° gennaio 2022.
Risorse:
https://www.nrsr.sk/web/Dynamic/DocumentPreview.aspx?DocID=499290
https://www.nrsr.sk/web/Dynamic/DocumentPreview.aspx?DocID=502431
